Hva koster tekstalternativ til bilder, og hva styrer prisen?

Når noen spør meg hva et tekstalternativ koster, svarer jeg nesten alltid med et spørsmål: hvor mange trinn har demonstrasjonen din? Et tekstalternativ til en visuell instruksjon er en ren tekstversjon av det som vises, slik at alle kan følge fremgangen uten å se bildet. Det er ikke dyrt i materiell, for du trenger bare et tekstverktøy og en ferdig video eller et storyboard. Utgiftene ligger i timene du bruker på å se, beskrive og kontrollere.

Derfor lønner det seg å tenke på kostnaden som arbeidstid, ikke som et fast beløp per video. Én kort oppgave med fem trinn kan skrives på en kveld. En lang rutine med mange håndgrep og skiftende utsnitt kan ta flere dager, særlig hvis du skal sjekke at beskrivelsen stemmer med bildet. Jeg har sett at folk undervurderer dette, fordi selve skrivingen går fort når du vet hva som skjer.

Det som tar tid, er å bestemme hva som er viktig nok til å stå med. Det er her prisen egentlig avgjøres.

• Antall trinn i demonstrasjonen
• Hvor mange detaljer hvert trinn inneholder
• Om du skriver selv eller får hjelp

Den enkleste faktoren er lengden. En video på to minutter har gjerne åtte til tolv synlige handlinger, mens en på ti minutter kan ha femti eller flere. Hver handling må få en setning eller to, og mange må få en presisering av hvor på utstyret den skjer. Arbeidet vokser altså omtrent i takt med antall handlinger, ikke med antall minutter.

Men lengde alene lurer deg. En rolig video med få, lange handlinger kan være raskere å beskrive enn en kort video der hendene beveger seg mellom flere deler i løpet av noen sekunder. Jeg anbefaler å telle handlinger i storyboardet før du anslår tid, fordi tellingen gir et mer ærlig tall enn stoppeklokken.

Hvis du allerede har brukt malen vår, har du dette tallet liggende i rutene. Da kan du regne ut et grovt anslag på få minutter.

Detaljnivået er den andre store drivkraften. Skal teksten bare si at du skrur fast dekselet, eller skal den også si hvilken retning, hvor mange skruer og hva du kjenner når det sitter? Jo mer bildet bærer av betydning, jo mer må teksten overta. Et nærbilde som viser at en knapp står i riktig stilling, må oversettes til en konkret setning om stillingen.

Her er det lett å skrive for lite eller for mye. For lite gjør at leseren gjetter, for mye gjør at det viktige drukner. Jeg prøver å skrive det en person ville trengt for å utføre oppgaven med hendene, ikke det en kameralinse ser. Det krever flere lesninger og noen strykninger, og det er tid som må regnes med.

En god regel er å beskrive handling, sted og resultat, og la resten ligge.

• Handling: hva gjøres
• Sted: hvor på utstyret
• Resultat: hva viser at det er riktig

Mange kan skrive tekstalternativet selv, og det er ofte det beste, fordi du kjenner utstyret. Ulempen er at du ser med ekspertøyne og hopper over det som virker innlysende. En ekstra leser som aldri har rørt utstyret, finner hullene raskt, og det er en tjeneste som koster noe, enten i tid fra en kollega eller som betalt gjennomgang.

Hos oss kan du bestille en gjennomgang av teksten din mot en fast pris, og detaljene står på prissiden. Bestillingen går via kontaktsiden, du får en skriftlig bekreftelse, og betaling skjer mot faktura. Jeg nevner det her bare fordi valget mellom egeninnsats og hjelp er en reell del av regnestykket, ikke fordi hjelp alltid er nødvendig.

Mange klarer seg godt uten, så lenge de setter av tid til en lesning med friske øyne.

En kostnad som ofte glemmes, er vedlikeholdet. Utstyr får nye knapper, programvare skifter utseende, og rutiner endres. Hvis tekstalternativet står som egen fil ved siden av videoen, må du huske å endre begge. Gjør du ikke det, får leseren en tekst som beskriver noe som ikke lenger finnes, og det er verre enn ingen tekst.

Min erfaring er at det lønner seg å skrive teksten i samme rekkefølge og med samme trinnnummer som skjermteksten i videoen. Da blir en endring i ett trinn en endring på ett sted i hver versjon, og du slipper å lete. Planlegg gjerne en fast gjennomgang et par ganger i året, særlig i de rolige ukene før hverdagen tar fart igjen.

Slike små, regelmessige rydderunder koster langt mindre enn en full omskriving etter at feilene har hopet seg opp.

• Bruk samme trinnnummer i video og tekst
• Skriv en kort endringslogg øverst i filen
• Sett en fast dato for gjennomgang

Når du skal planlegge, kan du gå fram i tre enkle steg. Tell først handlingene i storyboardet. Vurder deretter detaljnivået på en skala du selv lager, for eksempel lett, middels og tett. Til slutt legger du til tid for én lesning av en annen person og for rettelsene som følger av den. Det gir et anslag du kan stole på mer enn en magefølelse.

Ikke glem at første tekstalternativ du skriver, alltid tar lengst. Du må finne ordene og rytmen, og du lærer hvor presis du trenger å være. Neste gang går det merkbart raskere, og malen blir nesten en rutine. Jeg pleier å si til deltakerne at de skal regne med dobbelt tid på første forsøk.

Da blir resultatet ikke et overraskende regnestykke, men en plan du kan forsvare overfor den som godkjenner budsjettet.