Handlingsrekkefølge i høstmånedene: slik planlegger du trinnene på nytt

Når dagene blir kortere og arbeidsåret tar fart igjen, kommer det ofte nye kolleger, nytt utstyr og oppdaterte rutiner. Det er også da mange opplæringsvideoer begynner å vise sprekker. Et trinn som var åpenbart i fjor, forutsetter plutselig kunnskap som nybegynnere ikke har.

Jeg anbefaler å bruke noen rolige uker nå til å se på de eksisterende demonstrasjonene dine med nye øyne. Ikke lag nye videoer ennå. Se først etter steder der seeren må gjette hva som skjer videre, for det er stedene der rekkefølgen svikter.

Det lønner seg å gjøre dette arbeidet før årets travleste periode, slik at du ikke må rette opp ting mens folk allerede følger videoene. En liten gjennomgang nå sparer mange spørsmål senere, både til deg og til de som lærer.

• Se gjennom videoer som ble laget før nytt utstyr kom inn
• Noter steder der du selv må tenke deg om
• Prioriter de videoene som brukes mest

Ta én video om gangen og skriv ned hvert trinn som en kort setning med et verb først: koble til, skru fast, trykk, kontroller. Hvis du ikke klarer å skrive trinnet som én setning, er det sannsynligvis to trinn som har klumpet seg sammen.

Legg deretter setningene i en liste og les dem uten bilder. En person som aldri har sett utstyret, skal kunne forstå hva som skjer først og hva som skjer sist. Mangler det noe i listen, mangler det nesten alltid også i videoen.

Sammenlign til slutt listen med det som faktisk vises på skjermen. Det hender at filmen viser trinnene i en annen orden enn de ble tenkt, fordi opptakene ble klippet i den rekkefølgen som var praktisk. Seeren bryr seg ikke om hva som var praktisk for deg.

• Ett verb og én handling per trinn
• Les listen høyt uten å se på bildet
• Flytt trinn som hører sammen tett inntil hverandre

Selve kontrollen er enkel, men krever tålmodighet. Gå fra trinn til trinn og still spørsmålet: har seeren nå alt som trengs for å gjøre dette? Trenger de et verktøy som ikke er vist ennå, eller en tilstand som ikke er nådd, er rekkefølgen feil.

Jeg bruker ofte avhengighetstesten. Spør hva som skjer hvis trinnet utføres før det forrige. Hvis svaret er at ingenting går galt, kan trinnene byttes, og du bør velge den rekkefølgen som er enklest å huske. Hvis noe går galt, må sammenhengen vises tydelig.

Husk også overgangene. Mellom to trinn kan det trengs et kort øyeblikk der bildet står stille, slik at seeren rekker å se at det forrige er ferdig. Uten dette blir en riktig rekkefølge likevel vanskelig å følge.

• Hva må være på plass før trinnet kan starte?
• Kan trinnet gjøres tidligere uten konsekvens?
• Er overgangen synlig i bildet?

Ingenting avslører rekkefølgefeil like raskt som en ny seer. Finn en kollega som ikke har brukt utstyret, og be vedkommende følge videoen mens du sitter stille ved siden av. Si ingenting, og ikke pek.

Legg merke til hvor personen stopper, spoler tilbake eller ser usikker ut. Hver slik pause peker på et trinn som er for raskt, mangler et nærbilde eller står i feil rekkefølge. Skriv ned tidspunktene og vent med å forklare noe før testen er over.

Gjør dette gjerne med to personer. Én vil ofte finne feil som den andre ikke merker, og du får et bedre inntrykk av hva som er vanlig forvirring og hva som bare skyldes en enkeltpersons bakgrunn.

• Sitt stille og la personen jobbe selv
• Noter hvert tidspunkt der noen stopper
• Bruk to testpersoner hvis mulig

Etter testen vil du ha en liste over funn. Ikke prøv å løse alt på én gang. Begynn med feil som gjør at seeren ikke kommer videre, som manglende trinn eller trinn i feil orden, og la småting som tempo og pauser vente.

Ofte holder det å klippe om rekkefølgen eller legge inn ett ekstra nærbilde. Av og til må en kort sekvens filmes på nytt. Da er det lurt å bruke samme lys og samme bakgrunn, slik at det nye klippet ikke skiller seg ut fra resten.

Oppdater til slutt tekstversjonen av trinnene, slik at den stemmer med den endelige videoen. Hvis du har et storyboard, bør også det rettes, ellers vil neste revisjon starte fra feil utgangspunkt.

• Rett først det som stopper seeren
• Film bare på nytt når klipping ikke er nok
• Hold storyboard og tekstversjon i takt med videoen

Fordel arbeidet utover høsten i stedet for å ta alt på én gang. Én video i uken er nok for de fleste. Da rekker du å teste, rette og la endringene sette seg før du går videre til neste.

Start med videoene som mange ser, eller de som er knyttet til utstyr som nettopp er byttet ut. Ta deretter de som sjelden brukes, men der en feil kan få alvorlige følger for den som følger dem.

Sett av en fast tid, gjerne samme ukedag, slik at gjennomgangen blir en vane og ikke noe du utsetter. Mot jul kan du ha gått gjennom hele samlingen, og du går inn i det nye året med rekkefølger du faktisk har prøvd ut.

• En video i uken er et realistisk tempo
• Begynn med de mest brukte
• Faste tider gjør arbeidet lettere å holde